Comité Internacional de la Cruz Roja

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Jobs

Asistente Administrativo (a) - Medellín

Medellín

In person

1 Position

19/Aug/2024

Indefinite term contract

Full time

Razón del ser del puesto

Es el primer punto de contacto de los interlocutores externos: brindar atención-orientación a las víctimas-beneficiarios, interlocutores y proveedores, apoya a asegurar que las actividades del departamento welcome sean organizadas de forma eficaz: traslados de colaboradores e invitados del CICR, organización de viajes y alojamientos, apoyo a la organización de la logística de los eventos y reuniones de la subdelegación en general, es el/la Punto Focal de Gestión de la Información (GI): proporciona apoyo administrativo y supervisa el respeto de las normas de gestión de la información, ya sea de forma independiente o bajo la supervisión del-de la Coordinador-a de GI. Actúa en la Subdelegación como persona de referencia para los temas técnicos de manejo de la información y las herramientas estándar.

Principales responsabilidades

• Apoya a la organización (incluso los aspectos logísticos asociados) de las reuniones claves de la subdelegación (Reunión de Subdelegación, reuniones de coordinación, operativas), y-o con interlocutores externos.
• Controla y se asegura el cumplimiento del protocolo de ingreso a la subdelegación: distribuye y recoge credenciales de acceso.
• Atiende y deriva las llamadas entrantes, lleva un control de las cuentas telefónicas de la subdelegación.
• Se encarga del pago y de las renovaciones de las suscripciones de periódicos y revistas
• Prepara y comparte las notificaciones de salidas al terreno de la subdelegación;
• Revisa y asegura que se mantenga actualizado el welcome file de la Subdelegación
• Realiza la planificación y envío del “Briefing” general con todas las áreas de la oficina para los colegas nuevos (residentes y delegados).
• Coordina las reservaciones de alojamiento (hotel, apartamento, casa) de los visitantes y-o los colegas en el marco de las salidas operacionales al terreno (envió de confirmaciones de reservación a los huéspedes / se encarga de los pagos de facturas etc).
• Solicita y coordina los traslados desde y hacia el aeropuerto de los colegas y visitantes de la SD cuando sea necesario.
• Digitaliza, distribuye y preserva la correspondencia física entrante de la subdelegación
• Se asegura de la distribución de los correos del buzón de correo central de la SD (shared Mailbox Medellin)
• Se asegura de la actualización de los contactos de la subdelegación l y supervisa la de sus oficinas.
• Se encarga de la gestión de inventarios y la reposición del material sensible y la papelería CICR y asegura el correcto abastecimiento de estos.
• Recibe, distribuye y envía la correspondencia institucional incluyendo la preparación y recepción de la Valija Diplomática a la delegación principal
• Solicita la activación y desactivación de los perfiles de usuarios de los colegas de la SD (inicio-fin de contrato y-o misión)
• Se asegura de que todo el personal conozca y aplique las normas del CICR relativas a la correspondencia y al protocolo del CICR; propone soluciones en casos de contradicciones entre las normas y las prácticas locales; garantiza que toda la correspondencia asociada a esas normas que salga de la subdelegación sea validada; conoce las normas en materia de firmas y se asegura de que el personal de la subdelegación las aplique.
• Garantiza la existencia y observancia de los procedimientos adecuados para proteger, usar, almacenar suministros de oficina sensibles (estampillas, sellos, papel membretado con el logo del CICR, etc.).
• Se asegura de que el papel membretado, las tarjetas personales, los sobres, etc. cumplan con los requisitos aplicables de la identidad visual.

Requisitos profesionales
• Tecnóloga, profesional recién egresada y/o estudiante de últimos semestres en administración, contaduría o áreas afines.
• Experiencia laboral especifica mínima de 2 años en cargos de asistencia administrativa.
• Manejo del excel a un nivel intermedio –Análisis de datos.
• Conocimiento de entornos digitales – herramientas en la nube.
• Nivel de inglés intermedio se considerará una ventaja

#LI-Onsite

Requirements
Studies
University / Technological career

Valued
Professional experience
2 years

About Comité Internacional de la Cruz Roja

El Comité Internacional de la Cruz Roja es una organización que tiene la misión exclusivamente humanitaria de proteger a las víctimas de la guerra y de la violencia interna, así como de prestarles asistencia.

La acción del CICR se funda en los Convenios de Ginebra de 1949 y sus Protocolos adicionales, así como en los Estatutos de la Institución –y los del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja– y las resoluciones de la Conferencia Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Es una organización independiente y neutral que brinda protección y asistencia humanitarias a las víctimas de conflictos armados y otras situaciones de violencia, y promueve el respeto del DIH.