Asistente Administrativo (a)
Razón del ser del puesto
Es el primer punto de contacto de los interlocutores externos: brindar atención-orientación a todos los visitantes , asegurar que las reservas hoteleras sean organizadas de forma eficaz: se encarga de gestionar los traslados de colaboradores e invitados del CICR, organización de viajes, apoyo a la organización de la logística de los eventos y reuniones de la subdelegación en general, es el/la Punto Focal de Gestión de la Información (GI): proporciona apoyo administrativo y supervisa el cumplimiento de las normas de gestión de la información.Principales responsabilidades
• • Realiza la planificación y envío del “Briefing” general con todas las áreas de la oficina para los colegas nuevos (residentes y delegados).
• Coordina las reservaciones de alojamiento (hotel, apartamento, casa) de los visitantes y-o los colegas en el marco de las salidas operacionales al terreno (envió de confirmaciones de reservación a los huéspedes / se encarga de los pagos de facturas etc).
• Solicita y coordina los traslados desde y hacia el aeropuerto de los colegas y visitantes de la SD cuando sea necesario.
• Se asegura de la distribución de los correos del buzón de correo central de la SD (shared Mailbox Florencia/Bucaramanga)
• Se asegura de la actualización de los contactos de la subdelegación l y supervisa la de sus oficinas.
• Recibe, distribuye y envía la correspondencia institucional
• Se asegura de que todo el personal conozca y aplique las normas del CICR relativas a la correspondencia y al protocolo del CICR.
Requisitos profesionales
• Educación técnica o tecnológica en administración, secretariado o estudios afines.
• Dominio paquete office nivel intermedio
• Experiencia especifica en tareas secretariales, uso de herramientas informática y manejo de plataformas virtuales mínimo 2 año
• Experiencia en servicio al cliente 1 año de experiencia
• Idioma: español
• Ingles : será un plus
LO QUE OFRECEMOS
Ubicación: Bucaramanga/Florencia (según ciudad de aplicación)
Tipo de contrato: Contrato local indefinido (según legislación laboral colombiana)
Prestaciones de ley: Afiliaciones salud, pensión, ARL y caja de compensación
Beneficios: apoyo auxilio de Anteojos cada dos años, reconocimiento gastos médicos no cubiertos por la EPS, apoyo salud mental y bienestar
Posibilidad de horario flexible
Se estable salario según tabla salarial CICR. Grado B1
Beneficios en estudios académicos, idiomas y desarrollo profesional.
Tasa de actividad: al 100%
Ahorro internacional financiado por la organización, del 11.5% del salario mensual.
20 días hábiles de vacaciones
Inicio Contrato: lo antes posiblenota: Adjuntar carta de motivacion
Nota: Por favor dentro de su aplicación adjuntar carta de motivación y diligenciar el formulario relacionado en el siguiente enlace forms.office.com/e/cZRe2EBv29
Solo se tendran en cuenta las aplicaciones que diligencien el formulario
Es el primer punto de contacto de los interlocutores externos: brindar atención-orientación a todos los visitantes , asegurar que las reservas hoteleras sean organizadas de forma eficaz: se encarga de gestionar los traslados de colaboradores e invitados del CICR, organización de viajes, apoyo a la organización de la logística de los eventos y reuniones de la subdelegación en general, es el/la Punto Focal de Gestión de la Información (GI): proporciona apoyo administrativo y supervisa el cumplimiento de las normas de gestión de la información.Principales responsabilidades
• • Realiza la planificación y envío del “Briefing” general con todas las áreas de la oficina para los colegas nuevos (residentes y delegados).
• Coordina las reservaciones de alojamiento (hotel, apartamento, casa) de los visitantes y-o los colegas en el marco de las salidas operacionales al terreno (envió de confirmaciones de reservación a los huéspedes / se encarga de los pagos de facturas etc).
• Solicita y coordina los traslados desde y hacia el aeropuerto de los colegas y visitantes de la SD cuando sea necesario.
• Se asegura de la distribución de los correos del buzón de correo central de la SD (shared Mailbox Florencia/Bucaramanga)
• Se asegura de la actualización de los contactos de la subdelegación l y supervisa la de sus oficinas.
• Recibe, distribuye y envía la correspondencia institucional
• Se asegura de que todo el personal conozca y aplique las normas del CICR relativas a la correspondencia y al protocolo del CICR.
Requisitos profesionales
• Educación técnica o tecnológica en administración, secretariado o estudios afines.
• Dominio paquete office nivel intermedio
• Experiencia especifica en tareas secretariales, uso de herramientas informática y manejo de plataformas virtuales mínimo 2 año
• Experiencia en servicio al cliente 1 año de experiencia
• Idioma: español
• Ingles : será un plus
LO QUE OFRECEMOS
Ubicación: Bucaramanga/Florencia (según ciudad de aplicación)
Tipo de contrato: Contrato local indefinido (según legislación laboral colombiana)
Prestaciones de ley: Afiliaciones salud, pensión, ARL y caja de compensación
Beneficios: apoyo auxilio de Anteojos cada dos años, reconocimiento gastos médicos no cubiertos por la EPS, apoyo salud mental y bienestar
Posibilidad de horario flexible
Se estable salario según tabla salarial CICR. Grado B1
Beneficios en estudios académicos, idiomas y desarrollo profesional.
Tasa de actividad: al 100%
Ahorro internacional financiado por la organización, del 11.5% del salario mensual.
20 días hábiles de vacaciones
Inicio Contrato: lo antes posiblenota: Adjuntar carta de motivacion
Nota: Por favor dentro de su aplicación adjuntar carta de motivación y diligenciar el formulario relacionado en el siguiente enlace forms.office.com/e/cZRe2EBv29
Solo se tendran en cuenta las aplicaciones que diligencien el formulario
#LI-Onsite
Requirements
Studies
University / Technological career
Valued
Professional experience
2 years
About Comité Internacional de la Cruz Roja
El Comité Internacional de la Cruz Roja es una organización que tiene la misión exclusivamente humanitaria de proteger a las víctimas de la guerra y de la violencia interna, así como de prestarles asistencia.
La acción del CICR se funda en los Convenios de Ginebra de 1949 y sus Protocolos adicionales, así como en los Estatutos de la Institución –y los del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja– y las resoluciones de la Conferencia Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Es una organización independiente y neutral que brinda protección y asistencia humanitarias a las víctimas de conflictos armados y otras situaciones de violencia, y promueve el respeto del DIH.